В некоторых ситуациях работникам компаний приходится использовать личное авто в служебных целях. И они могут воспользоваться по закону компенсацией за использование своего транспортного средства.
Вообще на практике часто применяются следующие методы оформления факта использования личного авто:
- В трудовом договоре можно указать факт того, что работник будет в процессе осуществления деятельности использовать автомобиль. Определяется в договоре либо в соглашении амортизация машины, степень ее износа, размер денежной компенсации за применение ТС;
- Между работодателем и работником заключается договор аренды машины.
Это два основных варианта использования машины. Если работодатель не предлагает их, то надо намекнуть самостоятельно. Использование автомобиля для работы должно быть компенсировано.
Трудовой договор или соглашение к нему: важные нюансы, которые надо знать.
Можно использовать не только трудовой договор, но и по закону дополнительное соглашение к нему. Регламентируется это статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации. В данном нормативно-правовом акте описывает принцип использования машины, компенсация за износ, амортизацию ТС.
Важно! Выплата компенсации за использование автотранспортного средства возможна при соблюдении ряда следующих условий:
- Автомобиль используется в целях интересов работодателя;
- Работодатель осведомлен о данном факте, и он согласен на то, что ТС используется работников;
- Размер денежной компенсации установлен и зафиксирован трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Помимо прочего этот документ обязан быть заключен обоими сторонами в письменной форме.
Кстати, добавить надо и то, что компенсировать денежные расходы надо и работнику, который управляет автотранспортным средством на основании такого документа как доверенность.
Каким образом можно определить размер денежной компенсации ?!
Повторим о том, что размер денежной компенсации устанавливается документально на основании соглашения сторон (работник и работодатель). При определении размера компенсации руководствоваться надо определенными правилами. В частности, можно опираться на Постановление Правительства Российской Федерации от 08 февраля 2002 года.
Цифры могут носить следующий характер:
- Легковые машины с объемом двигателя больше двух тысяч кубических сантиметров 1500 рублей за месяц;
- Легковые машины с объемом двигателя до двух тысяч кубических сантиметров 1200 рублей в месяц;
- Мотоциклы, мотороллеры 600 рублей.
Это пример денежных компенсаций, но в отдельных случаях по соглашению сторон он может быть выше. Если говорить о гражданских служащих, то решение о выплате им денежных компенсаций принимается руководителем организации в течение десяти дней с того момента, когда было получено соответствующее разрешение от работника.
Для получения и оформления компенсации следует заранее работнику подать заявление.
В данном документе прописываются сведения о том, для каких своих трудовых либо должностных обязанностей он использует автотранспортное средство. К заявлению прикладываются такие сведения, как копия ПТС, копия свидетельства о государственной регистрации машины. Важно! Возмещение расходов обязано быть подтверждено определенными документами, такими как чеки, квитанции, счета. Особенности оформления условия о компенсации за использование ТС и возмещение расходов, понесенных в ходе его эксплуатации обязательно должны быть задокументированы. Это крайне важно, так как в случае правовых проблем с работодателем можно обратиться в судебный орган с исковым заявлением.
НДФЛ и страховые взносы.
Если брать во внимание положения налогового законодательства Российской Федерации, то можно сказать, что в соответствии с нормами статьи 217 Налогового кодекса России все виды компенсаций с использованием работником его автомобиля не подлежат обложению налоговым бременем. В целях освобождения от налогов в компании обязаны быть документы и иные сведения, которые будут подтверждать то, что машина принадлежит работнику.
Выплаты компенсаций за использование ТС и заключение договора аренды между работником и работодателем.
Можно заключить в целях получения денежной компенсации договор аренды автотранспортного средства. В этом случае организация либо компания платит работнику арендную плату, а не компенсацию за использование машины. Заключается в соответствии с установленными законодательными гражданско-правовыми нормами договор аренды между работником и работодателем в простом письменном виде.
В документе в обязательном порядке прописывается следующее:
- ФИО сторон;
- Описание ТС (марка автомобиля, правоустанавливающие документы, выступающие основанием его владения);
- Срок аренды автотранспортного средства;
- Размер, порядок, общие условия внесения арендных платежей.
При аренде транспортного средства расходы, включая страхование гражданской ответственности несет компания-работодатель или арендатор.
Если говорить о полисе ОСАГО, то в нем надо учесть количество лиц, которые допускаются к управлению машиной. Кстати, добавить надо то, что страховые взносы на арендную плату в соответствии с положениями статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации не уплачиваются. В завершении надо сказать, что использование личного автомобиля работником в служебных целях часто возникающая ситуация. Но надо, чтобы между работником и работодателем было заключено соглашение. Оно можно быть прописано в трудовом договоре, прописано в нем отдельным документом или же можно заключить сторонам между собой договор аренды автотранспортного средства. Таким образом работник может обезопасить себя в будущем от возможных правовых проблем.
